Zašto su intervjui sa djelatnicima ključan dio prilikom optimizacije radnih procesa?

Kad pričamo o optimizaciji poslovanja, mnogi odmah pomisle na alate, softvere, metode upravljanja, razne metodologije, vanjske konzultante i nove strategije. I sve to ima svoje vrijeme mjesto ali postoji jedan izvor informacija koji se uporno ignorira ili marginalizira a to su vlastiti djelatnici.

Zapravo se radi o paradoksu: kompanije troše tisuće eura na vanjske analize, a zanemaruju da ključni podaci već godinama “sjede” unutar zidova njihove organizacije.

Djelatnici znaju gdje stvari zapinju (čak i kada to nitko ne priznaje):

Nijedna procedura, politika ili Powerpoint prezentacija ne može opisati radnu svakodnevicu tako precizno kao netko tko je u njoj svaki dan i tko se svaki dan nosi s istim procesima i problemima. Dakle vaši djelatnici znaju:

  • gdje se najčešće gubi vrijeme i zašto?
  • koje alate zaobilaze jer su spori ili nelogični i koji alati im uopće ne koriste
  • što rade “po svom” jer službeni proces ne funkcionira u stvarnosti
  • gdje nastaju kašnjenja, greške i nepotrebne svakodnevne frustracije

Ti podaci nisu nigdje službeno zapisani. Nemožete ih pronaći u dokumentima, Google Analyticsu ili na KPI izvještajima. Takvi podaci i informacije postoje isključivo u iskustvu ljudi na terenu i zato — bez intervjua s njima nema stvarne optimizacije poslovanja, samo kozmetike.

Ljudi uglavnom znaju što bi mogli raditi brže i kako, ali nitko ih ne pita za mišljenje

Većina ljudi – djelatnika ima svoje mikro inovacije, male trikove kojima ubrzavaju posao, preskaču nepotrebne korake ili rješavaju probleme za koje “nema službenog rješenja”. Djelatnici takve informacije često ne iznose nadređenima jer:

  • misle da to nikoga ne zanima i nikome ne koristi
  • ne žele da im “popravljate” način rada koji njima funkcionira ili forsirate nove metode na koje se moraju navikavati
  • ili im jednostavno nitko ne postavlja pravo pitanje

Strukturirani intervju s djelatnicima, u kojem se aktivno sluša, gdje nema prijetnje već iskrena želja da se razumije njihov posao i potrebe u realnosti otključava to znanje i potrebne informacije.

Bez stvarnog uvida, optimizacija je pucanj u prazno

Implementacija “novih rješenja” bez konzultiranja djelatnika često izgleda ovako:

  • investira se u novi softver → zaposlenici ga koriste minimalno ili ga zaobilaze
  • redizajnira se poslovni proces → produktivnost dugoročno pada jer nitko nije objasnio stvarne uzroke problema
  • uvede se kontrola i veći nadzor → ljudi postaju defenzivni i manje kreativni u svom radu

Čak i ako uvodite vrhunska poslovna rješenja, SMART web sustave, CRM ili ERP sustave organizacije nailaze na iste probleme ako to rade bez konzultacija s djelatnicima.

Zašto? Zato što rješenja dolaze “odozgo”, bez uvida u stvarnost poslovanja i poslovnih procesa. Bez razgovora s ljudima koji posao nose na leđima svaki dan, menadžment donosi odluke temeljem pretpostavki, a ne stvarnosti.

Intervju i razgovori s djelatnicima nije ispitivanje već “rudarenje znanja”

Ovdje je važno je razumjeti da intervju s zaposlenicima nije ispitivanje. Cilj nije “uhvatiti” djelatnika u grešci, nego shvatiti sustav kroz njegove oči. Dobro vođen intervju s djelatnikom može:

  • stvoriti povjerenje
  • pokazati da je mišljenje zaposlenika cijenjeno i potrebno
  • često može otkriti rješenja koja su već u upotrebi, ali nigdje nisu formalizirana
  • daje vam priliku da djelatnicima pružite konstruktivne povratne informacije na njihov rad
  • čujete realne poteškoće s kojima se djelatnici susreću u svome radu

Dakle radi se o konstruktivnom dijalogu.

Dugoročni učinak: kultura u kojoj ljudi imaju svoj glas i mišljenje

Osim konkretnih uvida, intervjui imaju i dodatni, često zanemaren učinak: ljudi se osjećaju uključeno. Kad djelatnici znaju da ih se pita, da njihove ideje utječu na promjene automatski raste angažiranost. Ne samo zbog osjećaja priznanja, nego zato što vide da organizacija uči od njih i da su oni objektivno važan dio vašeg sustava.

Kultura u kojoj su ljudi izvor znanja, a ne samo “izvršitelji”, postaje otpornija, agilnija i spremnija za stvarne promjene i dugoročnu stabilnost.

Ako ne slušate ljude, optimizirate bez ključnih informacija

Optimizacija procesa bez razgovora s djelatnicima je kao da pokušavate riješiti slagalicu s povezom preko očiju. Možda možete pogoditi nešto tu i tamo, ali promašaj vas može skupo koštati na duge staze.

Zato umjesto nagađanja, CRM-ova, vanjskih workshopova i standardiziranih rješenja potrebno je sjesti s vašim ljudima – pitati, slušati i zapisati povratne informacije.

Znanje već postoji unutar vaše organizacije, samo ga je potrebno izvući da bi se moglo koristiti u adekvatnoj optimizaciji poslovanja.

Najveća pogreška koju ste napravili u karijeri?Lekcije koje peku najdublje, ali i najviše oblikuju
U poslovnom svijetu volimo pričati o pobjedama. O projektima koji su uspjeli. O idejama koje su „eksplodirale“. O prilikama koje smo iskoristili u pravi čas. Ali najiskreniji razgovori – oni koji nas spajaju kao ljude – ne događaju se na vrhovima, već u padovima. I zato je pravo pitanje: Koja je bila vaša najskuplja poslovna […]
AI ili čovjek? Tko donosi bolje odluke pri zapošljavanju – srce koje osjeća ili algoritam koji računa?
Zapošljavanje je oduvijek bila umjetnost – kombinacija intuicije, iskustva, promatranja, ali i neizbježnog rizika. Jedan krivi odabir može stajati timsku kulturu, reputaciju ili stotine tisuća eura. U svijetu koji postaje sve kompleksniji, gdje broj prijava na jednu poziciju doseže stotine, prirodno se postavlja pitanje: može li umjetna inteligencija donijeti bolje odluke od čovjeka? Statistike sugeriraju […]
Tko je zapravo vaša konkurencija? (Nije ono što mislite!)
Većina poduzetnika ima potpuno pogrešnu percepciju konkurencije. Razmišljaju o drugim tvrtkama u istoj niši kao o glavnim suparnicima, dok istinska prijetnja dolazi iz neočekivanih smjerova. Vaša stvarna konkurencija nije samo ona tvrtka koja prodaje sličan proizvod. Prava prijetnja dolazi iz promjene ponašanja potrošača, psiholoških barijera i besplatnih alternativa. Ako ne razumijete tko vam je zaista […]
Zašto je važno zapamtiti ime: Psihologija memorije i moć konteksta
Ime osobe nije samo identifikacija; ono je ključni simbol identiteta, priznanja i emocionalne povezanosti. U psihološkom smislu, zapamćivanje imena osobe nije samo korisna vještina za uspješne međuljudske odnose, već i znak poštovanja prema toj osobi. Međutim, iznenađujuće je koliko ljudi često zaborave ime u trenutku kad je najvažnije. Zašto se to događa? Jedan od najjednostavnijih, […]
Psihologija jezika: Zašto upotreba riječi “samo” smanjuje vašu ozbiljnost i moć komunikacije
Jezična psihologija igra ključnu ulogu u načinu na koji nas drugi percipiraju. Naše riječi oblikuju ne samo sadržaj onoga što želimo reći, već i način na koji nas drugi doživljavaju. Jedan od najčešćih, ali suptilnih načina na koji umanjujemo svoju moć u komunikaciji je korištenje riječi „samo”. Na primjer, rečenica „Samo sam htio provjeriti…” zvuči […]
Zašto su intervjui sa djelatnicima ključan dio prilikom optimizacije radnih procesa?
Kad pričamo o optimizaciji poslovanja, mnogi odmah pomisle na alate, softvere, metode upravljanja, razne metodologije, vanjske konzultante i nove strategije. I sve to ima svoje vrijeme mjesto ali postoji jedan izvor informacija koji se uporno ignorira ili marginalizira a to su vlastiti djelatnici. Zapravo se radi o paradoksu: kompanije troše tisuće eura na vanjske analize, […]
Custom web aplikacije: Unaprijedite svoje poslovanje digitalnim rješenjima
U današnjem digitalnom svijetu, prilagođene web aplikacije postaju sve važnije za različite tvrtke i organizacije. Sposobne su prilagoditi se specifičnim potrebama korisnika i pružiti personalizirano iskustvo, čime doprinose efikasnijem poslovanju i boljem korisničkom iskustvu te povećavaju efikasnost poslovanja. Što su custom web aplikacije? Custom web aplikacije su softverska rješenja izgrađena prema specifičnim zahtjevima i potrebama […]
Može li MiniMinds metodologija učiniti učenje na poslu smislenijim ili čak zabavnim?
Većina zaposlenika zna onaj osjećaj: tvrtka organizira edukaciju, svi sjednu u dvoranu ili se spoje online, a predavač “prođe kroz gradivo”. Sat vremena kasnije, bilješke ostaju u fasciklu, znanje se razvodni i ubrzo nestaje. To je učenje bez života – gotovo identično onome što djeca doživljavaju kad uče samo “za ocjenu”.
Rad po mjeri čovjeka: Kako fleksibilno radno vrijeme mijenja naše navike, odnose i način razmišljanja
Dok s jedne strane mikro SMART aplikacije mjere i optimiziraju radne ritmove, a klasične strukture rada dobivaju novi oblik, često zanemarujemo najvažniji element – čovjeka koji stoji iza svog tog sustava i strategije. Vrijeme je za introspekciju: što nam fleksibilnost radnog vremena zapravo donosi? Zašto konkretan pristup i promjena nije dovoljna bez dubine? Danas, razni […]
Vodič za brendiranje – Savjeti#4 – Koja je vizija i misija tvrtke?
Kako sažeti sve ciljeve i utjecaj vašeg brenda u nekoliko kratkih rečenica? U ovom dijelu dolazimo do misije i vizije vaše tvrtke. Vaša misija će biti temelj u svakom drugom aspektu vašeg procesa brendiranja, pomoći će vašoj ciljanoj publici da shvati svrhu vašeg brenda i što ona želi postići svojim postojanjem. Što je misija tvrtke, […]
SMART web rješenja: Zašto je nova generacija weba ključna za digitalni uspjeh
U digitalnom dobu u kojem brzina, sigurnost i prilagodljivost čine razliku između prosjeka i izvrsnosti, SMART web rješenja sve više prepoznaju poduzetnici, brendovi i digitalni stručnjaci. No što zapravo znači “SMART web” i zašto se ova tehnologija i pristup smatra budućnošću digitalne prisutnosti? U nastavku donosimo sažetak analize SMART web modela kojeg je razvio SMART […]
To je sve za danas! Vratite se sutra za svježe članke ili posjetite svoju zbirku.
Svakodnevno biramo najzanimljivije teme — ne propustite ni jednu. Vaša zbirka pamti ono što vas inspirira.